Cómo hacer un flujo de caja proyectado desde tus facturas

El estado de resultados del trimestre cerró con utilidad. El día 27 el gerente pregunta si alcanza para los sueldos y la respuesta es que no, que hay que pedir un anticipo al banco o atrasar a dos proveedores.

Esa conversación no es una contradicción ni un error contable. Es la diferencia entre resultado y caja, y es la causa más común de que empresas con buenos márgenes terminen apretadas o cerradas.

Resultado y caja miden cosas distintas

El resultado se construye por devengo: la venta se reconoce cuando se emite el documento y se transfiere el bien o se presta el servicio, independientemente de cuándo entre el dinero. La caja se mueve cuando ese dinero efectivamente entra o sale.

Entre esos dos momentos hay tres cosas que no aparecen en el estado de resultados y que consumen efectivo:

• El plazo de cobro. Una factura a 60 días es utilidad hoy y caja en dos meses.
• El inventario. Comprar stock es salida de caja completa; el costo entra al resultado recién cuando ese producto se vende.
• El IVA. El débito fiscal se cobra al cliente y se declara en el F29 del período. Si el cliente paga a 90 días y el IVA se paga el día 20 del mes siguiente, la empresa financió ese impuesto con su propio efectivo durante dos meses.

Una empresa que crece rápido puede tener resultado positivo y caja negativa precisamente porque crece: cada venta nueva adelanta compra de inventario y pago de IVA, y atrasa el cobro. La utilidad es real, pero está guardada en cuentas por cobrar y en bodega, no en el banco.

Tus facturas ya contienen el calendario

Este es el punto que se pasa por alto: el flujo de caja proyectado no hay que estimarlo. En buena parte ya está escrito en documentos que existen.

Cada factura de venta emitida tiene fecha de emisión, monto total y condición de pago. Con esas tres cosas hay una fecha de vencimiento y un monto esperado. Lo mismo con cada factura de compra recibida, en dirección contraria.

Sumando ambos lados sobre un calendario aparece la proyección:

Semana	Cobros esperados	Pagos comprometidos	Neto	Saldo acumulado
1	18.400.000	12.100.000	+6.300.000	9.800.000
2	4.200.000	15.600.000	−11.400.000	−1.600.000
3	21.000.000	6.300.000	+14.700.000	13.100.000
4	7.500.000	19.200.000	−11.700.000	1.400.000

El mes cierra en positivo. La semana 2 no. Y es en la semana 2 donde se toman las decisiones malas: pagar con tarjeta de crédito de la empresa, tomar un factoring de urgencia a la tasa que sea, o dejar de pagar cotizaciones.

Un flujo mensual esconde ese hueco. Por eso la proyección útil es semanal en el corto plazo —las próximas 8 a 13 semanas— y mensual más allá.

A eso hay que sumarle lo que no sale de un documento comercial: remuneraciones, arriendos, cuotas de crédito, impuestos, seguros. Son montos conocidos y fechas fijas, y suelen ser la mayor parte del piso de egresos.

Cómo hacer un flujo de caja proyectado en 5 pasos

1. Parte con el saldo disponible hoy en bancos y caja.
2. Lista cada cobro esperado según su fecha real de pago, no solo la fecha de emisión de la factura.
3. Ordena los pagos comprometidos: proveedores, remuneraciones, arriendos, impuestos, créditos y otros egresos fijos.
4. Agrupa entradas y salidas por semana durante las próximas 8 a 13 semanas; después, por mes.
5. Revisa el saldo acumulado y actúa antes de la primera semana negativa.

Si necesitas partir con un escenario simple, usa la calculadora de flujo de caja proyectado o descarga la plantilla de flujo de caja semanal a 13 semanas. Después reemplaza los supuestos por las fechas y montos reales de tus documentos.

El aging de cuentas por cobrar es el indicador adelantado

La proyección construida con las condiciones pactadas es un mejor caso. Los clientes no pagan a 30 días porque la factura diga 30 días.

El informe de antigüedad de cuentas por cobrar —el aging— agrupa lo que te deben por tramos de vencimiento: por vencer, 1 a 30 días vencido, 31 a 60, 61 a 90, más de 90.

Ese informe es el indicador adelantado del flujo de caja por dos razones:

Muestra el deterioro antes de que llegue. Si el tramo de 31 a 60 días crece dos meses seguidos, la caja de dentro de un mes ya está comprometida, aunque hoy el banco se vea bien. El estado de resultados no va a mostrar nada raro.

Permite ajustar la proyección con datos propios. Si históricamente un cliente paga a 45 días cuando la factura dice 30, proyectar 30 es proyectar una mentira conocida. La proyección honesta usa el comportamiento observado.

Dos números que conviene mirar todos los meses:

• Concentración. Qué porcentaje de la cartera está en un solo cliente. Si un cliente es el 40% de las cuentas por cobrar, la caja de la empresa depende del área de pagos de otra empresa.
• Días promedio de cobro versus días promedio de pago. Si cobras a 55 días efectivos y pagas a 30, cada peso de crecimiento en ventas consume caja. Ese diferencial es el que hay que cerrar, y casi siempre se cierra más rápido negociando plazos con proveedores que apurando cobranzas.

Qué hacer cuando la proyección muestra un hueco

La proyección sirve si cambia una decisión. En orden de costo, de menor a mayor:

Mover fechas antes que buscar financiamiento. Adelantar la gestión de cobranza de las facturas grandes que vencen en la semana crítica, y correr uno o dos pagos no críticos a la semana siguiente, resuelve una parte importante de los déficits de corto plazo. Cuesta llamadas, no intereses.

Negociar plazo con proveedores antes de vencer, no después. Un proveedor al que le avisas con dos semanas normalmente acepta. El mismo proveedor, después de un pago atrasado sin aviso, endurece condiciones.

Ofrecer descuento por pronto pago con la calculadora en la mano. Un 2% por pagar 30 días antes es caro anualizado. Puede valer la pena en una semana puntual, pero como política permanente suele ser más caro que la línea de crédito.

Dejar la línea de crédito y el factoring como lo que son: instrumentos. El problema del factoring no es la tasa, es tomarlo sin haber visto el hueco venir. Con tres semanas de anticipación se negocia; el día antes, se acepta lo que haya.

Revisar el inventario. En empresas de comercio, la caja atrapada en stock de baja rotación suele ser mayor que el hueco que se está tratando de tapar.

La regla de fondo: una proyección que se mira el día 28 no sirve para nada. La que se mira los lunes sirve todas las semanas.

Por qué la planilla se cae

Casi todas las empresas empiezan con una planilla de flujo de caja, y casi todas terminan desconfiando de ella. Las razones son siempre las mismas: la mantiene una sola persona, se actualiza cuando esa persona tiene tiempo, y no se entera de las facturas emitidas ayer, de las notas de crédito, de los pagos parciales ni de los abonos que llegaron al banco.

Una proyección desactualizada es peor que ninguna, porque genera confianza sin respaldo.

Cómo HEXCALA arma la proyección

En HEXCALA el flujo de caja proyectado no se digita: se calcula desde los documentos que ya están en el sistema. Es parte del software de cobranza, que trabaja sobre las mismas facturas emitidas.

Las facturas de venta emitidas, con su condición de pago, arman el calendario de cobros. Las facturas de compra recibidas arman el de pagos. Cuando emites una nota de crédito, el monto esperado se ajusta solo, porque la proyección lee el saldo del documento y no un número copiado en otra parte.

Para lo que no nace de un DTE —remuneraciones, arriendos, cuotas, impuestos— hay registro de ingresos y egresos fuera del ciclo documental, de modo que el piso de egresos fijos quede dentro de la misma proyección y no en un archivo aparte.

El registro del pago sobre el documento cierra el circuito: cuando marcas una factura como pagada, total o parcialmente, deja de estar proyectada y pasa a estar cobrada, y el saldo pendiente se recalcula solo. Ese es el paso que hace que la proyección de mañana siga siendo confiable, y por eso conviene hacerlo el mismo día en que el dinero entra al banco.

Sobre esa base quedan disponibles el flujo proyectado por período, la antigüedad de las cuentas por cobrar y el detalle de pagos a proveedores con su trazabilidad, todo leyendo la misma fuente de datos.

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El detalle del módulo financiero —flujo de caja proyectado, cuentas por cobrar y pagos a proveedores— está en nuestra página de ERP.