Match 3 vías en compras: qué es y por qué importa en tu empresa

Hay un escenario que se repite en empresas de todos los tamaños: llega una factura de un proveedor, el jefe de finanzas la aprueba para pago, y nadie verificó si los productos de esa factura realmente llegaron, ni si el precio coincide con lo que se pactó originalmente.

El resultado: pagas de más, pagas cosas que no recibiste, o en el peor caso, permites un fraude interno donde alguien aprueba facturas de proveedores inexistentes.

El match 3 vías es el control que cierra esa brecha.

¿Qué es el match 3 vías?

Es el proceso de cruzar tres documentos antes de autorizar el pago a un proveedor:

1. Orden de compra (OC): lo que tu empresa solicitó comprar, a qué precio y en qué cantidad.
2. Recepción de mercadería (o acuse de recibo): lo que realmente llegó a tu bodega o fue entregado por el proveedor.
3. Factura del proveedor: lo que el proveedor dice que vendió y cuánto te cobra.

Si los tres documentos coinciden en ítems, cantidades y precios → el pago se puede aprobar.

Si hay discrepancias → el sistema genera una alerta y bloquea el pago hasta que alguien revise y apruebe manualmente.

¿Por qué importa?

Evita el fraude interno

El fraude de facturas falsas o infladas es uno de los más comunes en pymes. Un empleado con acceso al sistema de pagos puede crear un proveedor ficticio o aprobar facturas de un proveedor real por cantidades mayores a las recibidas. El match 3 vías hace que eso sea imposible sin que al menos dos personas (quien recibe la mercadería y quien aprueba el pago) estén involucradas.

Elimina errores de precio

Los precios cambian. Si acordaste con tu proveedor un precio por unidad y después llegó la factura con un precio 15% más alto, sin un cruce automático eso pasa desapercibido hasta el cierre del período contable (si es que se detecta).

Mejora las relaciones con proveedores

Paradójicamente, tener un control estricto mejora la relación con tus proveedores. Cuando hay discrepancias, las identificas y resuelves rápido, en lugar de que aparezcan meses después y generen disputas sobre pagos ya realizados.

Cómo funciona el match 3 vías en HEXCALA

En HEXCALA, el flujo es directo:

1. Creas la orden de compra Registras qué compras, a quién, en qué cantidad y a qué precio acordado. La orden puede tener un flujo de aprobación si tu empresa lo requiere.

2. El proveedor entrega y tú confirmas la recepción Cuando llega la mercadería, tu equipo de bodega confirma la recepción en el sistema: qué ítems llegaron y en qué cantidad. Esto genera el documento de recepción.

3. La factura del proveedor llega La factura puede llegar desde el SII (a través de la bandeja de DTE de compras) o puedes ingresarla manualmente. HEXCALA la cruza automáticamente contra la orden de compra y la recepción.

4. Si todo coincide, habilitas el pago Si los tres documentos cuadran, el sistema habilita el pago. Sin discrepancias, sin intervención manual adicional.

5. Si no coinciden, aparece una alerta El sistema te muestra exactamente qué no coincide (precio diferente, cantidad mayor a la recibida, ítem no ordenado) y bloquea el pago hasta que un responsable revise y decida cómo proceder.

¿Qué pasa con las facturas de proveedores en el SII?

Chile tiene una ventaja enorme aquí: el SII centraliza todas las facturas electrónicas. Cuando un proveedor te emite una factura, aparece en tu bandeja del SII. HEXCALA descarga esa bandeja automáticamente y la integra al flujo de compras.

Esto significa que no puedes “perder” una factura de proveedor ni ignorarla: está registrada en el SII independientemente de lo que hagas en tu sistema.

En qué módulo está en HEXCALA

El match 3 vías vive en el módulo de Compras de HEXCALA. Puedes ver el detalle completo en nuestra página de ERP, donde también explicamos el acuse de recibo SII (ACD, ERM, RCD, RFR) y la bandeja de DTE de compras.

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